Private Nutzung von betrieblichen Fahrzeugen ab 2010

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in einem BMF-Schreiben die Grundsätze der privaten Nutzung von betrieblichen Fahrzeugen dargestellt und die ab 2010 gültigen Neuerungen aufgezeigt.

Für die Ermittlung des privaten Nutzungsanteils gibt es verschiedene Methoden, deren Anwendbarkeit vom Umfang der betrieblichen Nutzung eines Fahrzeuges abhängig ist. Wird ein Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, dann kann der Steuerpflichtige die privat veranlassten Kostenanteile über ein Fahrtenbuch ermitteln oder pauschal 1 % vom Bruttolistenpreis des Fahrzeuges versteuern. Diese so genannte 1 %-Methode findet auch bei Leasingfahrzeugen und bei Geländekraftfahrzeugen Anwendung.

Bei einem betrieblichen Nutzungsanteil bis zu 50 % ist die Anwendung der 1 %-Methode nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG nicht möglich. Der private Nutzungsanteil ist in diesem Fall mit den auf die private Nutzung entfallenden Selbstkosten zu bewerten.

Um bei einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 % in den Genuss der 1%-Regelung zu kommen, hat der Steuerpflichtige den entsprechenden betrieblichen Nutzungsanteil nachzuweisen. Dazu eignen sich zum Beispiel Eintragungen in Terminkalendern, Reisekostenaufstellungen oder andere Aufzeichnungen.
Können derartige Unterlagen nicht vorgelegt werden, kann die überwiegend betriebliche Nutzung anhand formloser Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum von i.d.R.     3 Monaten nachgewiesen werden. Ein Nachweis über den betrieblichen Nutzungsanteil ist jedoch dann nicht erforderlich, wenn die Tätigkeit des Steuerpflichtigen einen betrieblichen Anteil von mehr als 50 % ausmacht, wie dies zum Beispiel bei Handelsvertretern oder Handwerkern der Fall ist. Wurde der betriebliche Nutzungsanteil einmal ermittelt, so kann auch künftig für die Frage, ob der betriebliche Anteil bei über 50 % liegt, von diesem Nutzungsumfang ausgegangen werden, soweit sich keine bedeutenden Änderungen ergeben.

Sind die Voraussetzungen für die Anwendung der 1 %-Methode erfüllt, dann bildet der inländische Bruttolistenpreis die Bemessungsgrundlage. Verfügt das Fahrzeug über eine Sonderausstattung, dann erhöht sich der Bruttolistenpreis noch um den Bruttowert der Sonderausstattung. Der Wert der privaten Nutzung beträgt schließlich pro Monat 1 % des Bruttolistenpreises vom Fahrzeugwert mit Sonderaustattung.

Befinden sich mehrere Fahrzeuge im Betriebsvermögen eines Einzelunternehmens und werden diese jeweils zu über 50 % betrieblich genutzt ohne dass ein Fahrtenbuch geführt wird, so ist ab dem Jahr 2010 die 1 %-Methode auf alle Fahrzeuge anzuwenden, die vom Steuerpflichtigen und den zu seiner Privatsphäre gehörenden Personen für Privatfahrten genutzt werden. Bei einem betrieblichen Nutzungsumfang von bis zu 50 % sind jeweils die auf die Privatnutzung entfallenden Fahrzeugkosten als Entnahme zu behandeln. Wie bisher lässt sich der Ansatz eines privaten Nutzungsanteils auch dann nicht vermeiden, wenn behauptet wird, ein Fahrzeug werde nicht zu Privatfahrten genutzt bzw. Privatfahrten erfolgen mit anderen Fahrzeugen.

Wird ein betriebliches Fahrzeug auch für die Fahrten von der Wohnung zur Betriebsstätte genutzt, dann sind die Aufwendungen für diese Fahrten nur in der Höhe wie sie beim Arbeitnehmer über die Entfernungspauschale (Arbeitstage x Entfernungskilometer x 30 Cent) als Werbungskosten zu berücksichtigen wären, abzugsfähig.

In dem BMF-Schreiben werden auch nochmals die Anforderungen an ein Fahrtenbuch dargelegt. Letzteres muss zeitnah, fortlaufend und in geschlossener Form geführt werden, damit nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. Das Fahrtenbuch muss Angaben zu Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt enthalten. Zusätzlich sind das Reiseziel, der Reisezweck und die aufgesuchten Geschäftspartner zu benennen. Für Steuerpflichtige wie z.B. Handelsvertreter oder Kurierdienstfahrer, die aus betrieblichen Gründen große Strecken zurücklegen, gibt es Erleichterungen bei der Führung des Fahrtenbuches.

Wird die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuches von der Finanzverwaltung z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung beanstandet, ist der private Nutzungsanteil nach der 1 %-Methode zu ermitteln bzw. sind bei einem betrieblichen Nutzungsumfang von nicht mehr als 50 % die auf die privat veranlassten Fahrten entfallenden Kosten als Entnahme anzusetzen.