Elektronische Rechnung

Die bislang hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen werden ab dem 1. Juli 2011 reduziert. Bislang musste der Nachweis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts mit qualifizierter elektronischer Signatur bzw. zusätzlich mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz erbracht werden. Beide Verfahren waren aufwendig. Für mittelständische Betriebe somit fast nicht realisierbar.

Ab dem 1. Juli 2011 müssen der Nachweis über die Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts nicht mehr derart aufwendig belegt werden wie bisher. Eine bestimmte Technologie wird nicht mehr vorgeschrieben. Neu hierbei ist, dass der betroffene Unternehmer selbst bestimmen kann, auf welchem Wege er die gesetzlichen Erfordernisse erbringt. Wichtig hierbei ist, dass sich der betroffene Unternehmer eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedient.

Verlässlicher Prüfpfad

Dieses Verfahren muss sicherstellen, dass ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung vorhanden ist. Das bedeutet nichts anderes als eine Art Kontrolle vom Eingang der Leistung bis zur Bezahlung der Rechnung. Derartige Prüfungsstrukturen sind in der Regel in jedem Unternehmen enthalten. Die Art und Weise wie dieser Prüfpfad "zu begehen ist", wurde jedoch nicht vorgeschrieben. Dieser Prüfpfad soll und wird keinesfalls zu neuen Aufzeichnungspflichten führen.

Vielfältige Übermittlungswege

Die Übermittlung elektronischer Rechnungen ist nunmehr mannigfaltig. Sie können als E-Mail mit und ohne PDF- oder Textanhang, über Computer-Fax, über Fax-Server oder per Web-Download übermittelt werden. Auch die neuen Übertragungswege, wie De-Mail oder E-Post, sind geeignet, elektronische Rechnungen zu versenden und zu erhalten. Aber auch nach Einführung der Erleichterung gilt weiter die Bedingung, dass der Rechnungsempfänger dem vorgesehenen Übermittlungsverfahren zustimmen muss.